közzétéve: 2012-08-16 06:00
Gondolom sokak számára ismerős a mondat. Olyankor szoktuk mondani, amikor úgy érezzük, hogy elöntött minket a papírmunka és ahelyett, hogy valami hasznosat csinálnák, számlákat és papírokat rendezgetünk. Bevallom én nagyon nehezen veszem rá magam az adminisztrációs munkára, hosszas rákészülés után fogcsikorgatva megcsinálom, ami muszáj.
Ezzel a problémával leginkább szabadúszók, kisvállalkozók és induló vállalkozások tulajdonosai, vezetői szembesülnek. Többnyire nem elég nagyok ahhoz, hogy egy teljes munkaidős asszisztens kollégát foglalkoztassanak, talán még egy részmunkaidős titkárnőnek sem tudnak folyamatos munkát biztosítani. Egy alkalmazott felvétele pedig plusz költségekkel, adminisztrációs feladatokkal jár, ami gyakran nem fér bele egy induló vagy kisebb cég költségvetésébe.
Forrás: FreeDigitalPhotos.net / David Castillo Dominici
Olyan is előfordul, hogy van ugyan adminisztrációs munkatárs, de egy pályázaton szeretne a cég indulni, vagy megnyer egy nagy projektet és nem elég a meglévő kollégák kapacitása.
HR tanácsadóként és coach-ként is találkoztam már kisvállalkozások vezetőjével, aki a fenti helyzetek valamelyikével szembesült. Fontos ilyenkor jó döntést hozni, mert a cég jövőbeli sikere múlhat ezen. Ki kell tudni szolgálni a meglévő ügyfeleket, időt kell szakítani üzletfejlesztésre, válaszolni kell számtalan e-mailre és telefonhívásra, miközben a hivatalos papírmunkát is el kell végezzük.
Ha nem szeretnénk új kollégát felvenni, felmerülhet az a lehetőség, hogy ún. virtuális asszisztens (vagy e-titkárnő) szolgáltatásait vesszük igénybe, aki saját irodájából vagy otthonából, saját eszközeivel nyújt számunkra adminisztratív szolgáltatásokat.
Ez a szolgáltatás Nyugat-Európában és Észak-Amerikában nagyon népszerű, nálunk, Közép-Európában még kevéssé elterjedt.
Mit is csinál egy virtuális asszisztens? Erről egy nálam adminisztrációban sokkal profibb embert :-), Görög Juditot, egy cambridge-i székhelyű virtuális asszisztenciával foglalkozó cég egyik tulajdonosát kérdeztem.
„A virtuális asszisztensi munkakör kiindulópontja az adminisztratív / személyi asszisztensi munka, amelyet valaki online, elsősorban az interneten keresztül végez, ettől lesz virtuális.
Az ötlet állítólag onnan származott, hogy sok titkárnő, aki a felettesei mindennapjait igyekezett koordinálni, előbb-utóbb elkezdte használni az új technológiák adta lehetőségeket, például a naptár idővel elektronikussá vált, illetve a kommunikáció elsődleges formája is a telefon, illetve az email lett.
Mivel sok esetben a cégvezető a megbeszélések és üzleti utak miatt csak ritkán tudott bejönni az irodába, és akkor is a sok egyeztetés miatt nem volt ideje az asszisztensével megbeszélni a teendőket, így a kommunikáció (főképp az okostelefonok mindennapivá válása után) teljesen eltolódott az elektronikus irányba. Innentől pedig, ha belegondolunk, csupán egy lépés az, hogy az asszisztens egyáltalán nincs személyes kapcsolatban a felettesével, csupán egyéb módokon kommunikálnak (pl. telefon, email, skype) valamint online platformokat használnak a dokumentumok tárolására és megosztására.”
Mi az tehát, amit át tud venni tőlünk egy virtuális asszisztens? Néhány ötlet a teljesség igénye nélkül:
- telefonhívások fogadása
- e-mailek megválaszolása
- pályázat szerkesztése
- prezentáció készítése, formázása
- szöveg begépelése
- adatbevitel
- könyvelési anyag előkészítése
- nyilvántartások rendbetétele
- határidő figyelése
- találkozók szervezése
- beszerzések lebonyolítása, beszállító keresése
- internetes keresés adott témában
Amikor a cégünk emberi erőforrás tervét készítjük gondolkozhatunk ilyen külső, virtuális szolgáltatásokban is. Érdemes végiggondolni, hogy mennyi adminisztratív feladatunk lesz a következő évben, ennek megfelelően tervezni az offline és online asszisztenciát.
Kíváncsi vagyok az olvasók véleményére is.
Hogyan oldjátok, hogyan oldják meg, ha váratlan vagy kezelhetetlen mennyiségű adminisztratív feladat van a cégben?
