közzétéve: 2011-03-16 13:04
A Harward Business Review (hbr.org) HOW TO GET YOUR MESSAGE ACROSS című nyomtatott különkiadásában jelentek meg az alábbi tippek hatékony e-mail írásra. A lista nem is egy elemzésben szerepelt, hanem ehhez fűzött kommentként érkezett.
Érdekes, legtöbb kijelentésével egyetértek:
“
1. A Tárgy, vagy Subject már közölje az olvasóval, hogy mire várhat. Ne mondd azt, hogy “Csütörtöki találkozó”, hanem például “A csütörtöki találkozó utóélete”.
2. Egy e-mail se legyen olyan hosszú, hogy kilógjon az olvasó képernyőjéből. Egérhúzogatást jelent, ami azt jelenti, nem vagy elég konkrét, tárgyilagos.
3. Egy tárgy per egy levél. Ha én, mint olvasó, kezeltem a levélben jelzett dolgot, archiválnám, viszont nem tudom megtenni, ha szimultán 10 témáról szól, mert nem tudom, hova tegyem.
4. Az e-mail nem arra való, hogy érzelmileg kitörjünk.
5. Az e-mail nem arra való, hogy személyes jellegű kérdéseket kezeljünk.
6. Mindig abból a feltételezésből indulj ki, hogy amit leírsz egy e-mailben, kiköthet akár a The New York Times címlapján is. Legyél kellőképpen diszkrét.
7. Találd meg annak a módszerét, hogy emberek kétszer is meggondolják, hogy olyan levelet küldjenek neked, amit esetleg nem akarsz olvasni. Ismerek egy vezérigazgatót, aki 1 dollár büntetést szabott ki minden levélre, amit ő nem akart olvasni.
8. Attól, hogy elküldted, nem biztos, hogy megkaptam az e-mailt. Mert ha megkaptam, nem jelenti azt, hogy elolvastam. Mert ha elolvastam, nem jelenti azt, hogy megértettem. Mert ha megértettem, nem jelenti azt, hogy egyetértek vele.
9. Mrs. Johnsonnak ötödikben igaza volt – a nyelvtan és helyesírás tényleg számít.
10. Sose küldj e-mailt, amikor egy telefonhívás várhatóan sokkal jobban megoldja a kérdést.”
“
