közzétéve: 2012-10-23 07:08
A 10 éves osztálytalálkozón a nagyon kedves egykori angoltanárnőnk arról érdeklődött, hogy ki mit csinál a munkahelyén. Elkezdte mesélni ki-ki a maga munkakörét, hogy tervez, vagy menedzserkedik, vagy éppen elad. Erre a tanárnő közbeszólt, amikor a menedzserkedésről volt szó, hogy ő érti ezt, de konkrétan mit csinálsz? Úgy értve, hogy bemész reggel kilencre, készítesz egy kávét magadnak és utána mi történik, mit csinálsz? Itt egy kisebb hebegés-habogás kezdődött, hisz ha konkrétumokra kell lefordítani azt, hogy egy menedzser vagy cégvezető mit csinál, akkor nem egyszerű. Emailekre válaszol, emberekkel találkozik és beszél/tárgyal, jelentéseket készít és olvas. Jogosan tette fel a kérdést, hogy ez mitől menedzserkedés? Emailt írni, emberekkel találkozni és beszélgetni, táblázatokat készíteni és irományokat olvasni szinte mindenki tud? És itt abbamaradt a menedzserkedés boncolgatása, másra terelődött a szó, de maga a párbeszéd nagyon megrögzült bennem.
Többször elkezdtem visszafejtegetni magamban, hogy egész “konkrétan” mit tettem azért, hogy a cégünk átváltozása megtörténjen. Ha jól belegondolok, az első dolgok egyike az volt, hogy transzparens rendszert építettünk a pénzügyek áttekintésére. Kis- és középvállalkozásokra elég jellemző vonás, hogy nincsenek túlszofisztikálva – és akkor óvatosan fogalmazunk – az adminisztratív és beszámoló /reporting rendszerei. Ez teljes mértékben normális is egy bizonyos szintig vagy vállalat méretig. Leginkább addig, ameddig a fejszámolós módszer működik az ügyvezető fejében, ha engem kérdeznek. De amint egy bizonyos méretet elér a cég és/vagy olyan vállalkozások esetében amelyek egy potenciális felvásárlására várnak, akkor ez az adminisztratív elszofisztikálódás elkerülhetetlen.
Egy nagyon egyszerű tesztet javaslok. A bemenő és kimenő számláink közül találomra válasszunk ki 20 számlát. Majd a 20 számlával a következő műveleteket végezzük el. Mutassuk meg a pontos helyét a rendszerünkben: melyik termékhez vagy szolgáltatáshoz tartoznak, melyik folyamatnak a pontos alkotóelemei. Majd határozzuk meg pontosan a számla tartalmát, kitől, minek, miért és nézzük meg azt, hogy az ehhez a számlához kapcsolódó dokumentáció rendben van-e ( szerződések, teljesítések stb). Végül, de nem utolsó sorban mutassuk meg a pontos helyét az adminisztrációs rendszerünkben: cash-flowban, eredménykimutatásban, egyéb elemzésekben és számolásokban. Ha ezt a három dolgot nem tudjuk pontosan meghatározni mi magunk vagy az ezért felelős személy, akkor nem állunk készen egy potenciális felvásárlás viszontagságaira. Semmi szofisztika, semmi extravagancia, ilyen egyszerű ez.
Ennek az az oka, hogy egy potenciális felvásárló arra is kíváncsi lesz, hogy mennyire pontosan ismerünk, dokumentálunk és tudunk alátámasztani minden egyes mozgást vállalkozásunkban. Ugyanakkor a két partner közötti szükségszerű bizalom kialakulásának is az alapköve. Amikor a saját cégünk operatív vezetését átalakítottuk, akkor jó esetben a számlák nagyjából 50%-áról tudta bárki a cégben megmutatni a pontos helyét a “rendszerben”. A felvásárlás pillanatában ez az arány elérte a 95%-ot. Ez volt az egyik olyan konkrét teendő, ami megvalósult az átváltozás előtt. Inkább úgy mondanám, hogy ez az alapja annak, hogy egy potenciális felvásárló komolyan vegyen. Ettől persze még nem lesz több vásárlója a termékünknek, vagy nem tudunk olcsóbban, hatékonyabban gyártani, de az is biztos, hogy ez egy olyan alapkövetelmény, amelyet semmilyen módon nem lehet elkerülni egy esetleges átvilágítási folyamat során.
A fenti számlás kísérlet lehet túl egyszerűnek, nyersnek és profánnak tűnik, ugyanakkor bizonyára sokan a szükséges rossznak látják azt, hogy “adminisztrálgassunk”. Egy vállalkozás életében valószínű mindenre rásüthető, hogy szükséges rossz, ami konkrétan nem a hozzáadott értéket termelő folyamat része. De egy dolgot érdemes megjegyezni, bármennyire is egyértelműnek tűnhet: egy vállalkozás a “számain” keresztül kommunikál egy potenciális felvásárlóval: excel táblák, elemzések, költségvetések, budgetek, grafikonok, cash-flow-k, eredménykimutatások, mérlegek.
Bármennyire is próbálom ezt a témát feldobni, sehogy sem sikerül, még magamban sem. Ez sajnos ennyire unalmas. Csak azért hangsúlyozom ezt ki alapozásként, mert néha ez különböztet meg egy eladhatatlan és egy eladható kisvállalkozást egymástól. Urban legend lett az egyik kedves ismerősöm története. Az egyik projektjük elszámolásában az adminisztráció “leegyszerűsítése” végett a vállalkozó úgy gondolta, hogy nem bonyolítja túl egy panzió teljes kivitelezésének az elszámolását az ügynökségek felé. Egy darab számlát fogadott be a kivitelezőtől, amin a következő állt: 1 darab panzió 200.000 EUR. Ja… plusz ÁFA. Semmi egyéb. És úgy gondolta, hogy ez elegendő lesz alátámasztani egy panzió felépítésének, felszerelésének a teljes folyamatát és részleteit, berendezéseinek a beszerzését. Nos, nem lett elegendő.
